Keepeek - Administrator Guide - Rights Management

This comprehensive guide will help you understand how to manage your users' rights in Keepeek.

Table des matières

CHAPITRE 1 : Comprendre les 3 grands modes de gestion

Faire le choix adapté 7

Gestion par “classification” : piloter via les dossiers 7

Gestion par “cycle de vie” : utiliser les statuts 8

Gestion par contenu : la diffusion sélective de l’information 9

Droits sur le plan de classement 10

Autoriser un dossier à un groupe 10

Niveaux de droits sur un dossier 11

Héritage du dossier parent 12

Structuration du plan de classement 12

Elévation de droits impossible 12

Droits par les statuts 14

3 familles de statuts 14

Créer, modifier ou supprimer un statut 14

Les dossiers en lecture n’affichent que les éléments publiés 16

Appliquer des restrictions selon les statuts à un groupe utilisateur 16

Publication et champs obligatoires 18

Qu’est-ce qu’un statut “public” ? 18

Automatiser les changements de statut 19

Diffusion sélective de l’information (ABAC) 20

Principe 20

Paramétrer la diffusion sélective 20

Précautions d’usage 22

CHAPITRE 2 : Connaître les principes fondamentaux

Groupes, licences et fonctionnalités autorisées 23

4 différents niveaux de groupe 23

Fonctionnalités sur les assets 24

Fonctionnalités de diffusion 25

Fonctionnalités de recherche 25

Fonctionnalités collaboratives 26

Fonctionnalités d’administration 26

Fonctionnalités du portail utilisateur 27

Paramétrage des fonctionnalités autorisées au groupe 27

Formats d’exports et niveaux de téléchargement 29

Notion de haute et basse définition 29

Définir les formats d’export autorisés d’un groupe 30

Modes de téléchargement 31

Le niveau de téléchargement occasionne d’autres impacts 32

Autres notions de paramétrage de droits 33

Planches-contacts 33

Fiches autorisées à la création 33

Champs visibles / modifiables par les non administrateurs 35

Filtrage IP 37

Droits dans les espaces collaboratifs 40

Paniers et workflow : le droit du propriétaire prévaut 40

Tableau : chaque membre est responsable de ce qu’il partage 40

Classement dans un dossier 41

Cas particulier pour la diffusion sélective de l’information (ABAC) 42

Accès administrateur à tous les espaces collaboratifs 42

CHAPITRE 3 : Gestion avancée pour les projets d’envergure

Multigroupe 44

Du multigroupe pour gérer du multi-marques 44

Module d’inscription 44

Quels droits prévalent entre 2 groupes ? 45

Un groupe additionnel pour un droit transverse à plusieurs groupes 45

Groupes gestionnaires et sous-groupes 46

Précautions d’usage 46

Administration déléguée aux gestionnaires 47

Paramétrage des fonctionnalités autorisées à la gestion 47

Gestion d’utilisateurs 49

Gestion documentaire 50

Gestion des contenus 50

Autres 51

Accès aux applications 54

Portée des droits du Backoffice 54

Autoriser une autre application à un groupe 54

Portail et Keepicker : cloisonnement par filtrage permanent 55

Cloisonnement des paniers 56

CHAPITRE 4 : Informations complémentaires

F.A.Q : foire aux questions 58

Peut-on masquer un sous-dossier à un groupe ? 58

Un asset est présent dans 2 dossiers sur lesquels un groupe à des droits différents, que se passera-t-il ? 58

Un utilisateur est attribué à 2 groupes qui ont des droits différents sur un même dossier, que se passera-t-il ? 58

Les visiteurs ne voient pas certains médias alors que je n’utilise pas la restriction par statut, pourquoi ? 59

Pourquoi les utilisateurs voient dans leur filtres des noms de fiche ou de champs qui ne leur sont pas autorisés ? 59

Lorsqu’un contributeur crée un média, ce média disparaît immédiatement après sa création ! Pourquoi ? 59

En tant qu’administrateur, comment accéder aux contenus des murs d’import? 59