Keepeek - Optimiser vos exports CSV/Excel : les bonnes pratiques

Cet article a pour objectif de vous donner les bonnes pratiques pour utiliser les exports CSV/Excel sans impacter les performances du back-office, et pour obtenir des données prêtes à l’emploi.

Avant toute chose, il faut savoir qu'un export EXCEL peut concerner, au maximum, 10 000 médias (limitation d'Excel). Pour les exports CSV, les utilisateurs sont aussi limités à 10000 médias. Mais les administrateurs peuvent sélectionner jusqu'à 50 000 médias pour les exports CSV.

Limiter le nombre de champs sélectionnés dans le rapport

Pour bien commencer, il est important de limiter le nombre de champs inclus dans les rapports CSV/Excel. Les champs disponibles pour le rapport se trouvent dans le menu Paramètres → Rapport Excel et CSV, section Extraction (voir ci-dessous).

Ensuite, sélectionnez le rapport concerné, ou créez-en un nouveau avec le bouton Créer un nouveau rapport (voir ci-dessous).

Enfin, ajoutez les champs souhaités grâce au bouton "Ajouter un champ", dans l’onglet "Champs du rapport" (voir ci-dessous).

Voici une liste, plus détaillée, de points à connaitre, avant de créer un rapport :

• Limiter le nombre de champs sélectionnés dans les rapports
  • Plus vous sélectionnez de champs, pour construire votre rapport, plus l'opération de cet export sera longue.
• Limiter le nombre de champs faisant appel à une vignette dans les rapports Excel
  • Utiliser les champs appelant des vignettes, augmente très grandement le délai de génération de l'export (jusqu'à x5). Si vous devez mettre en place de tels champs dans vos rapports, il est préférable de se limiter à un champ de ce type.
• Limiter le nombre de champs faisant appel à une URL (format pré-généré) dans les rapports CSV
  • Utiliser les champs appelant des URLs liés à des formats pré-générés augmente très fortement le délai de génération de l'export (jusqu'à x10). Si vous devez mettre en place de tels champs dans vos rapports, il est préférable de se limiter à un champ de ce type. De plus, il faut d'abord demander au Support Keepeek d'activer l'utilisation de ce type de champ

Effectuer un export CSV/ EXCEL : cas concrets et délai de génération

Si vous ne savez pas comment lancer la génération des exports CSV/ Excel, nous vous invitons à consulter l'article Générer un rapport Excel ou CSV. 

Vous trouverez ci-dessous des exemples de configuration de rapports CSV/Excel, ainsi qu’une estimation des délais de génération des exports, qui peuvent varier selon la charge de nos serveurs et le nombre de médias sélectionnés.

1. Rapport CSV avec 2 champs techniques liés à l'élément, 1 champ lié à la fiche d'élément qui concerne 1400 médias

Le temps de génération de l'export CSV a duré 20 secondes.

2. Rapport identique au précédent, avec le même nombre de médias sélectionnés, sauf qu'on rajoute un champ lié au format pré-générés (utilisable uniquement dans les exports CSV)

Le temps de génération de l'export a duré 1 min 30 sec environ.

3. Rapport CSV identique au cas 1 sauf qu'il concerne 7000 médias. Le temps de génération de l'export est de 2 min approximativement.
4. Rapport CSV identique au cas 2 excepté qu'il concerne 7000 médias. Le temps de génération de l'export est de 21 min approximativement.

Ces différents tests de génération de rapport montrent bien que l'ajout d'un seul champ lié au format pré-générés multiplie par 10 le délai de l'export CSV.

5. Rapport Excel avec 3 champs techniques liés à l'élément qui concerne 1400 médias. Le temps de génération de l'export est de 20 secondes environ.

6. Rapport Excel identique au rapport précédent à part qu'il concerne 7000 médias. Le temps de génération de l'export est d'une minute approximativement. On peut donc constater que le nombre de médias sélectionnés a bien un impact sur le délai de génération de l'export.
7. Rapport Excel avec 3 champs techniques liés à l'élément, plus un champ de type vignettes qui concerne 1400 médias. 

Le temps de génération est de 1 min environ. On peut donc constater que l'ajout d'un champ de type vignette, multiplie de temps de génération de l'export par 5 approximativement.

8. Rapport Excel identique au précédent, mais qui concerne 7000 médias. Le temps de génération est de 5 min environ.
9. Pour le dernier exemple de rapport, nous avons sélectionné une dizaine de champs, plus 2 champs appelant des URLs liés à des formats pré-générés, et lancer l'export sur 10000 médias.

Le temps de génération de l'export est de 28 min environ. Cela montre bien que l'ajout de nombreux champs dans le rapport et la sélection de nombreux médias a un impact significatif sur le délai de génération de l'export. Il est parfois préférable, si on met en place de nombreux champs dans le rapport, de fragmenter le nombre de médias sélectionnés avant de lancer l'export (5000 médias par 5000 médias, par exemple).